Как составить полный отчет о собрании участников ООО
Каждый раз когда учредители или участники ООО созывают собрание, секретарь составляет полный отчет о принятых решениях или изменениях, а также нотариально заверяет протокол собрания.
Как правильно это сделать—читайте ниже.
Подготовка и этапы проведения
Любое собрание участников ООО имеет свои задачи и особенности проведения. Хотя бы раз в год такое мероприятие обязательно на законодательном уровне вне зависимости от функций, которые оно осуществляет. Функции могут быть следующие: рассмотреть новые сферы деятельности, создать дирекцию, передать полномочия, внести изменения в документы компании, утвердить нормативные акты, принять решение об открытии или ликвидации новых подразделений, установить размеры оплаты, распределить прибыль между участниками и так далее.
Собрание участников ООО может быть как очередным, назначенным в определенные сроки, так и внеочередным. Для последнего требуются серьезные основания: исполнительный орган рассматривает письменное требование инициаторов собрания и подтверждает (либо опровергает) необходимость проведения.
За 2-4 месяца до проведения очередного собрания участников ООО бухгалтерия готовит все документы, включая повестку дня, и направляет их участникам на утверждение. За месяц до события участники получают письменное уведомление, где указываются точное время и место проведения собрания, а также вопросы, которые будут рассматриваться. Не позже чем за 2 недели до собрания участники имеют право дополнить повестку дня, что также будет учтено при составлении полного отчета.
Как составить полный отчет о принятых решениях
В протоколе собрания участников ООО указывают следующую информацию:
- наименование и местонахождение ООО
- вид и форма проведения собрания
- дата, адрес проведения, а также повестка дня
- время открытия и закрытия собрания, время регистрации участников и число голосов, которыми они обладают
- число голосов, отданных за или против по каждому вопросу, а также число воздержавшихся
- окончательные решения, принятые по каждому вопросу
- подписи председателя и секретаря собрания
- дата составления протокола
Подписи председателя и секретаря нужны, чтобы протокол собрания имел юридическую силу.
Что будет, если неправильно составить полный отчет
Тогда решения, принятые на собрании участников ООО, можно будет признать недействительными. Чтобы избежать риска, составляйте полный отчет (протокол) с соблюдением кворума для принятия решений по вопросам повестки дня: используйте шаблон протокола собрания, где уже заранее учтены детали.
Также, используйте журнал регистрации, где каждый участник или его доверенное лицо расписывается для подтверждения присутствия. Этот журнал—не обязательный документ, однако вы можете апеллировать к нему в суде в случае если недовольный участник решит оспорить принятые на собрании решения.
На составление полного отчета о собрании участников ООО отводится трое суток после окончания. Копии протокола предоставляются участникам в течение 10 дней после собрания.