¿Cómo identificar la información que pertenece al ámbito público y que puede divulgarse en una negociación?
Toda empresa posee información que pertenece al ámbito público porque es de su interés que se divulgue pero también cuenta con áreas de datos confidenciales que debe preservar especialmente. Es fundamental establecer acuerdos legales de protección para evitar que trasciendan.
¿Qué tipo de datos de una empresa deben ser protegidos?
En toda empresa es muy importante separar la información que pertenece al ámbito público de la información estratégica del negocio. Este tipo de datos son los inherentes al plano técnico, como fórmulas o datos que hay que salvaguardar principalmente de la competencia. Otro bagaje de información empresarial que debe cuidarse es la relativa a sus prácticas comerciales ya que el uso no autorizado de estos datos podría perjudicar gravemente a la compañía en diversos aspectos. Resulta esencial poner esta información a buen recaudo mediante documentos legales o acuerdos de confidencialidad redactados por profesionales cualificados para no dejar ningún cabo suelto.
Tratamiento de la información que pertenece al ámbito público
Una vez definida cuál es la información confidencial, el paso siguiente es clasificar la información que pertenece al ámbito público. Puede clasificarse por restricciones de uso determinando así la información de uso general que puede compartirse tanto dentro de la empresa como fuera de ella y en cualquier negociación e información clasificada. Este nivel de datos es compartido con ciertas personas y debe estar sujeta a acuerdos de confidencialidad o de no divulgación igual que la información estrictamente secreta. Estos acuerdos, debidamente redactados, deben establecerse con los empleados, con otras empresas prestadoras de servicios a la organización, con clientes, etc.
El éxito comercial de una empresa depende en gran parte de la protección de su información confidencial y del uso que establece para la información que pertenece al ámbito público. Además de las herramientas de seguridad informáticas, es indispensable que establezca acuerdos de confidencialidad por escrito principalmente con las personas y entidades que manejan ciertos datos restringidos de la organización.