So sendet man eine freundliche Zahlungserinnerung, die den Kunden nicht vergrault

Viele Unternehmer kennen es: Der Auftrag ist längst fertiggestellt, die Rechnung wurde dem Kunden zugeschickt, aber nach mehreren Wochen findet sich noch immer kein Zahlungseingang auf dem Konto. Es gibt viele Gründe, die einen Kunden am Zahlen hindern – Krankheit, Vergessen oder aber auch kurzfristige Zahlungsprobleme. Nun kommt es darauf an, dem Kunden eine Zahlungserinnerung zu senden, die freundlich, aber bestimmt ist.

Verschiedene Wege, den Kunden professionell an die Zahlung zu erinnern

Es gibt verschiedene Wege, einen Kunden daran zu erinnern, die versäumte Zahlung zu begleichen. Bei den meisten Kunden reicht eine höfliche, aber trotzdem eindringlich formulierte Erinnerung an die noch offene Rechnung. Selbst eine freundliche Erinnerung ist den meisten Kunden bereits peinlich und es wird in der Regel schnell darauf reagiert. Das erste Erinnerungsschreiben sollte deshalb immer in einem positiven Unterton verfasst werden. Zum Beispiel: „Bestimmt haben Sie nur versäumt, die Rechnung pünktlich zu begleichen“. Erfolgt in der gesetzten Frist keine Reaktion, ist ein erstes Mahnschreiben unerlässlich. Hier darf die Formulierung auch einen Hinweis auf weitere und kostenpflichtige Mahnstufen enthalten. Hüllt sich der Kunde weiterhin in Schweigen, muss ein Inkassobüro oder das Gericht eingeschaltet werden. Dem Kunden sollte in der ersten Mahnung freundlich mitgeteilt werden, dass er diese Mehrkosten noch vermeiden kann.

Dem säumigen Kunden entgegenkommen

Wenn der Kunde auf eine Zahlungserinnerung nicht reagiert, sollte im besten Fall ein telefonischer Kontakt erfolgen und ein Schreiben mit Bezug zum Telefonat unter Angabe von Datum und Uhrzeit anschließend zugestellt werden. In diesem wird die Zahlungserinnerung konkret wiederholt und mit einem neuen Zahlungsziel, so wie telefonisch besprochen, an den säumigen Zahler verschickt. Spätestens jetzt erfolgt in der Regel eine Reaktion und die Vereinbarungen werden zur Vermeidung weiterer Konsequenzen eingehalten.

Positiv und höflich verfasste Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben ersetzten häufig alle weiteren Schritte. Wichtig ist deshalb, die Schreiben bestimmt und selbstsicher zu verfassen. Die Etikette sollte natürlich immer gewahrt werden.