Mahnschreiben zur Bezahlung oder zur Stornierung

Jeder, der regelmäßig Rechnungen schreibt, kommt irgendwann in die Situation, eine Mahnschreiben zur Bezahlung senden. Doch wie macht man das richtig? Muss man drei mal mahnen, bevor man deutlicher werden kann? Und wie mahne ich so, dass mir der Kunde weiterhin treu bleibt? Gerade Freiberufler oder Berufsanfänger, die keine buchhalterischen oder betriebswirtschaftlichen Kenntnisse mitbringen, sind hier oft ratlos. In der Konsequenz wird meist gar nicht gemahnt. Viele erfolgversprechende Gründer sind schon insolvent gegangen – nur aufgrund der schlechten Zahlungsmentalität ihrer Kunden.

Ab wann darf gemahnt werden?

Auch wenn das Mahnrecht, genauer das Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen in den letzten Jahren mehrfach überarbeitet und vereinfacht worden ist, glauben viele Bundesbürger immer noch, sie müssten drei Mahnungen verschicken, bis sie Konsequenzen androhen dürfen. Dieser Glaube ist ein Mythos. Zahlt ein Geschäftskunde nicht wie in der Rechnung angegeben, so gerät er sogar ohne Mahnung in Verzug. 30 Tage nach Fälligkeit darf ihm der Rechnungssteller somit die üblichen Verzugszinsen berechnen sowie die Kosten für die Mahnung. Privatkunden müssen in der Rechnung ausdrücklich auf den Fälligkeitszeitpunkt und die ab dann anfallenden Verzugszinsen hingewiesen werden. Dann sind auch ohne Mahnung 30 Tage nach dem Termin Zinsen fällig, allerdings wesentlich weniger als bei Geschäftskunden. Die aktuellen Verzugszinsen hängen vom jeweiligen Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank ab. Wer bei einer Mahnung Zweifel hat, sollte sich lieber mit einem Rechtsanwalt in Verbindung setzen.

Wie muss ein Mahnschreiben zur Bezahlung oder zur Stornierung genau aussehen, um vor Gericht anerkannt zu werden?

Grundsätzlich gilt: Für ein gerichtliches Mahnverfahren gibt es einen Vordruck, der in Schreibwarengeschäften erhältlich ist. Das Gericht erteilt aufgrund des ausgefüllten Formulars dann den Mahnbescheid an den Schuldner. Doch gerade wer viele Rechnungen über eher geringe Beträge schreibt, sollte versuchen, es gar nicht so weit kommen zu lassen. Deswegen ist es wichtig, bereits die Rechnung klar zu formulieren und dort auch auf die Konsequenzen aus einem Zahlungsverzug hinzuweisen. Erst wenn der Verzugstermin unmittelbar bevorsteht, sollte man tatsächlich schriftlich mahnen bzw. eine Stornierung ankündigen. Hier ist Fingerspitzengefühl angebracht, denn gerade, wenn es um höhere Warenbestellungen geht, verliert niemand gern einen Kunden. Unser Service kann das Leben eines erfolgreichen Unternehmers erleichtern, indem er jederzeit Zugriff auf professionell formulierte, freundliche Zahlungsaufforderungen hat. Und das ganz ohne ausufernde Anwaltskosten.