Question par écrit à l’entreprise pour conserver en archives

Dans la gestion d’entreprise, il y a parfois des questions gênantes que certains préfèreraient ne jamais avoir à y répondre. C’est la raison pour laquelle il peut être utile de poser sa question par écrit à l’entreprise afin de l’obliger à la conserver en archives.

Tenir les minutes des réunions importantes

Mis à part les assemblées générales et certains conseils d’administration il n’est pas toujours habituel de tenir les minutes de ces réunions.

Lors d’une assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, les échanges verbaux ne sont transcrits que lorsque le Président ou les avocats présents le demandent formellement. Faute de quoi, seul un court résumé est porté au Procès-Verbal de l’AG.

Pour les conseils d’administration, l’assistance d’un greffier n’étant pas obligatoire, il est rare qu’on enregistre quoi que ce soit. Le Président ou un Directeur Général se chargeant généralement d’en rédiger un court résumé ultérieurement.

Seules les grands groupes sont équipés et ont suffisamment de collaborateurs pour obtenir une secrétaire de séance qui enregistrera et transcrira ensuite la totalité des débats.

De l’utilité de poser sa question par écrit

Par conséquent lorsqu’un membre de la Direction, un actionnaire ou simplement un collaborateur de l’entreprise souhaite poser une question qui lui semble importante pour l’organisation ou le devenir de la société, il lui est recommandé de poser sa question par écrit.

De ce fait, et obligatoirement, la question sera versée aux archives de l’entreprise, sera conservée et pourra servir de preuve ultérieurement en cas de nécessité.

De plus une question par écrit oblige les dirigeants de l’entreprise à y répondre et éventuellement prendre les initiatives que le bon sens les y obligerait. Pas question dans cette situation de mettre la question sous le tapis, l’enterrer ou l’oublier purement et simplement.

Noter que tout un chacun, en sa qualité d’actionnaire ou de salarié d’une entreprise est en droit de poser toutes les questions qui lui semblent importantes ou qui concernent des faits qui peuvent mettre en péril le devenir de la société.

Dans tous les cas, la Direction est tenue d’y répondre selon un formalisme et un délai qui est propre à chaque type de société.