Comment bien définir les règles de fonctionnement d’une franchise
Les règles de fonctionnement d’une franchise est certainement le point le plus délicat à mettre en œuvre une fois que le produit ou le service de la franchise a été déterminé.
Les points essentiels à ne pas négliger
Parmi les directives générales à rédiger, il y a un certain nombre de points particuliers dont le bon fonctionnement peut être déterminant pour le succès du projet. Ces points doivent être rédigés au préalable et n’ont pas vocation à être négociés ou contournés.
- Préciser le relationnel entre le franchisé et le franchiseur dans le fonctionnement quotidien
- La procédure concernant l’approvisionnement en produits
- La formation continue sur la méthodologie du service vendu aux clients
- Les conditions de paiements des produits et des commissions de franchise
Une fois ces quatre éléments bien définis, compris et acceptés par le franchisé, le reste n’est plus que du bon sens et relève d’un relationnel commercial habituel.
Des règles de fonctionnement d’une franchise issus du bon usage des relations commerciales
Concernant le premier item du relationnel entre le franchisé et le franchiseur, on précisera la manière de communiquer qui peut se faire par mail, par téléphone ou par courrier postal recommandé si le cas l’exige. Il est ainsi nécessaire d’indiquer les heures d’ouverture des bureaux pour les appels téléphoniques.
Le point vital dans les règles de fonctionnement d’une franchise, est probablement celui qui concerne les procédures d’approvisionnement en produits. Selon le type de produits, on veillera à fournir des états et des formulaires permettant de gérer les stocks et procéder aux commandes de réassortiment. Ces états et formulaires pourront être proposés en format papier imprimé ou en format informatique pour une gestion directe et rapide.
Dans le cas d’une franchise de service portant sur un savoir-faire particulier, on veillera à fournir régulièrement des formations en ligne pour que le franchisé puisse faire évoluer sa pratique.
Enfin, le franchiseur devra mettre en place un suivi détaillé et quotidien des ventes pour garantir le paiement de ses factures de produits ainsi que des commissions et royalties afférentes dans les délais impartis et précisés dans les règles de fonctionnement d’une franchise.